När 90 dagars betaltid äter upp kassan: så räknar du på offentliga uppdrag

Offentliga uppdrag utgör ofta en stor del av ordervolymen för små och medelstora leverantörer. Samtidigt är 90 dagars betaltid inte ovanligt i upphandlingsavtal. Kravet på att acceptera långa betaltider krockar med den likviditet som krävs för att betala löner, hyror och egna leverantörer långt innan kunden har betalt.

Dragspelseffekten i praktiken

Problemet är sällan att kontraktet är olönsamt. Det är att pengarna inte finns i kassan när de behövs. Resultatet blir kassakrediter, fakturaköp eller att leverantörer i sin tur pressas på betaltid.

En leverantör med 30 procents rörelsemarginal som levererar för 500 000 kronor binder 350 000 kronor i egna kostnader innan första betalningen kommer. Om kunden betalar efter 90 dagar och leverantören själv betalar egna underleverantörer efter 30 dagar, uppstår ett kassaunderskott på 60 dagar. Under den perioden måste företaget finansiera hela leveransen.

Dragspelseffekten förstärks när flera uppdrag överlappar i tiden. Första kontraktet binder kapital under tre månader. Andra kontraktet startar innan första betalningen hunnit komma in. Kassan töms alltså snabbare än ordervolymen växer, och resultatet ser ändå positivt ut i bokföringen.

Räkna på tre siffror innan du lämnar anbud:

• Egen bindningstid: kostnader du betalar innan kunden betalar, uttryckt i dagar.
• Finansieringskostnad: vad kassakredit eller fakturaköp kostar per månad, räknat i effektiv ränta.
• Minsta accepterade betaltid: den tid där kassaflödet fortfarande går ihop utan extern finansiering.

Räknaexempel: en kassakredit med 8 procents årsränta på ett kassaunderskott på 350 000 kronor under 60 dagar kostar cirka 4 600 kronor i ränta. Det beloppet måste läggas på anbudspriset eller accepteras som en direkt kostnad.

Vad finansieringen faktiskt kostar

Många företagare underskattar kostnaden för att täcka kassahålet. Kassakreditens ränta är bara början. Påminnelseavgifter, fakturaköpsavgifter och överdraftsavgifter läggs till i den effektiva kostnaden. Räkna alltid med effektiv ränta, inte med nominell ränta.

Fakturaköp kan vara snabbare än en kassakredit men tar ofta en tydlig andel av fakturabeloppet. Om du säljer för 500 000 kronor och fakturaköpet tar 2 procent, kostar det 10 000 kronor direkt. Den kostnaden behöver finnas i kalkylen redan innan anbudet lämnas.

Det vanligaste misstaget är att jämföra finansieringskostnaden mot noll. Alternativet är inte att kassan magiskt fylls av sig själv. Alternativet är att tacka nej till uppdraget eller att höja priset.

Klausuler som skyddar kassan

Offentliga avtal följer ofta standardiserade villkor, men vissa punkter går att förhandla om eller åtminstone kontrollera innan du skriver på.

• Dröjsmålsränta: kontrollera att avtalet hänvisar till räntelagen och att räntan vid försenad betalning är den lagstadgade referensräntan plus betalningsförseningstillägg. Enligt svensk lag är tillägget 8 procentenheter.
• Delbetalning: kräv att betalning sker vid leverans och vid slutleverans i stället för en enda betalning vid projektets slut.
• Påminnelseavgift: se till att avtalet medger den lagstadgade påminnelseavgiften vid försenad betalning till företag.
• Milstolpar: koppla betalningar till mätbara leveranser, inte till kundens interna beslut.

Kontrollera också om avtalet tillåter att du tar ut faktura tidigare vid delleveranser. Många små leverantörer missar att detta går att kräva. Pröva också om du kan kräva en delbetalning vid uppstart, till exempel 30 procent när uppdraget startar och resten vid slutleverans. Det förkortar bindningstiden märkbart.

Nästa steg innan nästa anbudsgivning

Gör en enkel likviditetsberäkning för varje offentligt anbud du överväger. Lägg in din faktiska betaltid till egna leverantörer, din finansieringskostnad och den betaltid upphandlingen kräver. Sätt en gräns för hur många dagars bindningstid företaget kan hantera samtidigt.

Prata med din bank i förväg om kassakreditens omfattning och kostnad. Vet du vad finansieringen kostar kan du lägga in den i anbudspriset i stället för att äta upp marginalen i efterhand.

Dokumentera varje offentligt kontrakt med lång betaltid i din ordrebok med ett likviditetsflöde över tid. Ser du att flera kontrakt med 90 dagars betaltid överlappar i tiden kan det vara värt att tacka nej till det tredje kontraktet, även om det är lönsamt på papperet.

Checklista före signatur:

• Du har räknat ut din bindningstid i dagar.
• Du känner till finansieringens effektiva kostnad.
• Du har kontrollerat dröjsmålsränta och delbetalning i avtalet.
• Du har satt en gräns för hur många parallella kontrakt kassan tål.

Frågan är inte om du kan acceptera 90 dagars betaltid en gång. Frågan är hur många sådana kontrakt kassan tål samtidigt.